Kommunens journalføringsplikt
Offentlige virksomheter har journalføringsplikt. Dette følger av både offentlighetsloven og arkivforskriften. Kommunens postliste er en offentlig journal med oversikt over inn- og utgående dokumenter og notater med verdi som dokumentasjon. En postliste gir mulighet for innsyn i kommunens aktiviteter og informerer offentligheten om dokumenter som kommunen mottar og sender ut. Kommunens saksdokumenter er offentlige dersom det ikke er gjort unntak som er hjemlet i lov.
Postlisten blir publisert med noe forsinkelse, vanligvis to-tre virkedager etter dokumentet er mottatt/produsert. Skaun kommunes postliste er tilgjengelig på vår hjemmeside i seks måneder.
Fulltekstpublisering av postlister
Skaun kommune praktiserer fulltekstpublisering av postlisten. Fulltekstpublisering betyr at du kan åpne og laste ned dokument som ikke er unntatt offentlighet hjemlet i lov.
Dokumenter som er unntatt offentlighet hjemlet i lov eller som ligger i arkivdeler som ikke har fulltekstpublisering må du søke om å få innsyn i.
Slik ber du om innsyn
Alle kan be om innsyn i kommunens saksdokumenter. Innsynskrav blir journalført og tilgjengelig på kommunens postliste. Innsynskravet må gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning av saker av en bestemt art. Vi stiller ingen krav til hvordan du framsetter et innsynskrav, men vi anbefaler at et innsynskrav blir framsatt skriftlig fordi innsynet da i ettertid kan dokumenteres. Vi gjør oppmerksom på at sensitiv informasjon ikke bør sendes via e-post.
Kommunens frist for å svare på et innsynskrav er hovedsakelig fem virkedager.
Klage på avslag om innsyn
Et avslag om innsyn skal være skriftlig. Avslag om innsyn kan alltid påklages og klagen trenger ikke å begrunnes. Kommunen vil vurdere avslaget på nytt og vurdere om vi allikevel kan gi innsyn. Får du helt medhold i klagen, får du oversendt dokumentet du har bedt om. Får du bare delvis medhold, vil du få et dokument der deler av dokumentet er sladdet. Får du delvis medhold, kan dette også klages på.
Dersom avslaget opprettholdes og vi ikke gir deg innsyn, vil klagesaken bli oversendt til Statsforvalteren i Trøndelag for avgjørelse.
Kommunen er pålagt å avgjøre klagen uten ugrunnet opphold.
Lover om innsyn og personvern
Under finner du lenker til lover knyttet til rettigheter og krav for dokumentasjon, innsyn og behandling av opplysninger.